Informare privind datele cu caracter personal comunicate catre Renania Trade SRL

Societatea RENANIA TRADE S.R.L., persoana juridica romana, cu sediul social in str. Dezrobirii nr. 19, Târgu Mureș, 540240, Jud. Mureș, Romania, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului Mures sub nr. J26/822/1995, CUI RO8006912, reprezentata  de  catre d-na Director General  Florentina Taudor,

denumita in cele ce urmeaza „Renania” sau „Operator”

in calitate de Operator

informeaza ca, in ceea ce priveste Datele cu Caracter Personal efective („Date Personale”) care ii sunt comunicate de catre parteneri de business, potentiali parteneri de business actuali si/sau viitori, pentru incheierea si respectiv in temeiul executarii contractelor RENANIA TRADE S.R.L. („Renania”) cu acestia, Renania, incepand cu data de 25 mai 2018, realizeaza o activitate de prelucrare de date personale ca Operator si care intra sub incidenta prevederilor Regulamentului  nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE al Parlamentului si Consiliului Uniunii Europene (Regulamentul general privind protectia datelor – „GDPR“)

sens in care, in vederea asigurarii persoanelor vizate de prelucrarea echitabila si transparenta a datelor lor cu caracter personal, Renania formuleaza prezenta informare pe care o pune la dispozitia partenerilor sai de business potentiali/actuali/viitori care dezvaluie date cu caracter personal Societatii Renania, respectiv in vederea comunicarii ei persoanelor vizate ale caror date cu caracter personal sunt/vor fi dezvaluite catre Renania.

Categoriile de date cu caracter personal pe care Renania le prelucreaza in relatia sa cu partenerii de business constau de regula in:

  • date personale de contact si de identificare, de exemplu: nume, prenume, adresa de e-mail, numar de telefon fix/mobil, fax, semnatura, imagine, numar inmatriculare vehicul de serviciu/vehicul personal cu drept de acces in parcarea/depozitele Renania, seria si numarul legitimatiei de serviciu, serie si numar act de identitate;
  • date privind situatia si caracteristicile personale si/sau profesionale, de exemplu: ocupatie, functie, angajator, date de intrare si iesire loc de munca pentru personalul delegat/detasat, calificari, date de acces in scop de vizita;

Categoriile de persoane vizate in relatiile dintre Renania si partenerii sai de business pot fi dupa caz:

  • reprezentanti legali/conventionali/actionari persoane fizice ai potentialului partener de business/ai partenerului de business
  • persoane de contact si/sau reprezentanti legali ai partenerilor de business ai Renaniei
  • reprezentanti ai furnizorilor bunurilor/serviciilor partenerilor de business ai Renaniei
  • salariati/angajati/colaboratori etc. ai partenerilor de business ai Renaniei
  • orice persoana fizica indicata/comunicata de catre un potential partener de business /un partener de business al Renaniei

Scopul activitatii de prelucrare a Datelor Personale de catre Renania esterealizarea suportului necesar pentru desfasurarea activitatii sale, respectiv achizitionarea si/sau furnizarea de resurse /de personal, de bunuri, de tehnologie/servicii/aplicatii/utilitati etc. preconizate/negociate/contractate cu potentiali parteneri/partenerii de business, conform negocierilor si respectiv conform contractului cu fiecare astfel de partener in parte.

 Temeiul prelucrarii Datelor Personale il reprezinta demersurile pe care Renania le face in vederea incheierii de contracte cu partenerii de business vizati, respectiv contractele cu partenerii de business si aducerea lor la indeplinire, in caz de potential litigiu interesul legitim/posibilitatea exercitarii, respectiv apararii drepturilor Renania, aducerea la indeplinire a obligatiilor legale care revin Societatii Renania Trade S.R.L.

Activitatea de Prelucrare pe care o efectueaza Renania in temeiul si respectiv pentru scopurile mai sus-mentionate consta, in principal, in operatiunile si/sau setul de operatiuni de inregistrare scriptica, inregistrare electronica, inregistrare telefonica daca este cazul, de organizare, structurare in lista, stocarea pe unitatile de lucru, extragere, consultare, utilizare, aliniere sau combinare, dezvaluire, arhivare, stergere sau distrugere prin mijloace automate, manuale si/sau mixte dupa caz,de catre persoanele autorizate in acest sens de catre Renania, conform regulilor si procedurilor de lucru Renania. Pentru evitarea oricarui dubiu, Renania informeaza ca la data prezentei note nu efectueaza vreo prelucrare exlusiv prin mijloace automate pentru luarea unei decizii in privinta persoanei vizate de ex. din perspectiva relatiei cu partenerii de business.

Transferul datelor personale: la data prezentei, RENANIA TRADE are contractate servicii de specialitate online /in cloud pentru datele stocate electronic, pentru care RENANIA TRADE  utilizeaza  serviciile unui furnizor specializat cu sediul in Irlanda si ale intermediarului sau, cu sediul in Germania, pe baze contractuale, cu clauze exprese din perspectiva  Regulamentului general privind protectia datelor,inclusiv cu indicarea prevederilor art.46 din regulamentul sus-mentionat.  

Durata prelucrarii este reprezentata de durata negocierilor, a aducerii la indeplinire a contractului relevant, a posibilitatii exercitarii si apararii drepturilor si intereselor Renania care decurg din relatia sa cu potentialul partener de business/partenerul de business relevant (precum dreptul de a se adresa instantelor competente) si de durata pentru indeplinirea obligatiilor legale ale Renania (de arhivare, de ex.) in acord cu prevederile legislatiei aplicabile.

Categorii de destinatari (persoane fizice sau juridice ori organisme/entitati) carora le pot fi dezvaluite Datele Personale de catre Renania:

  1. persoanele care reprezinta legal sau conventional Renania, precum sipersoane fizice care au necesitatea de a prelucra date cu caracter personal pentru desfasurarea sarcinilor de serviciu incredintate (denumite persoane autorizate):
    1. angajati ai Renania;
    1. angajati ai unor firme de prestari servicii detasati la sediul Renania;
  2. entitati carora datele personale trebuie sa le fie transmise in vederea indeplinirii unei obligatii prevazute de lege, de regulamente, de alte norme aplicabile;
  3. societati de audit, prin punerea la dispozitie de informatii/documente;
  4. societati care desfasoara activitati de curierat in relatia cu partenerul de business relevant care ne-a dezvaluit datele respective cu caracter personal;
  5. societati care presteaza servicii de arhivare a documentelor/fisierelor/e-mail-urilor aferente relatiilor contractuale cu partenerii de business;
  6. alte societati de servicii utilizate pentru administrarea relatiilor contractuale ale Renania cu partenerii de business, precum in caz de neexecutare a contractului (de exemplu consultanti, cabinete de avocatura, notariate, executori judecatoresti, etc.);
  7. societati care presteaza servicii de suport necesare oricarei activitati de business in general, precum servicii IT, de gestionare a sistemului informatic, de gestionare a securitatii, a pazei, protectiei si a accesului in locatiile Renania, a serviciilor administrative centralizate;
  8. societati specializate in redactarea si elaborarea datelor financiar contabile.

In conformitate cu prevederile Regulamentului general privind protectia datelor, persoanele vizate au urmatoarele drepturi cu privire la datele personale prelucrate de Renania

  • dreptul de acces la datele cu caracter personal;
  • dreptul la rectificarea, la completarea datelor;
  • dreptul la stergerea datelor („dreptul de a fi uitat”);
  • dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor;
  • dreptul la portabilitatea datelor;
  • dreptul de opozitie;

si le pot exercita fata de Renania prin formularea in acest sens a unei solicitari scrise la adresa sediului Renania sau la prin e-mail: dpo@renania.ro. Eventuale plangeri se pot adresa de catre persoana vizata (i) Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.),cu sediul inB-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, sub forma unei adrese scrise, la sediul institutiei sau prin e-mail la adresa anspdcp@dataprotection.ro; respectiv (ii) instantelor competente.

RENANIA TRADE S.R.L.

Florentina Taudor

Director General