I. Operatorul si datele sale de contact, datele de contact ale Responsabilului cu protectia datelor

Societatea RENANIA TRADE S.R.L. cu sediul in Targu-Mures, str. Dezrobirii, nr. 19, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Mures sub nr. J1995000822268, avand cod fiscal RO8006912, („RENANIA TRADE”),

in calitate de operator si denumita in continuare „the Operator“ sau Renania ori Renania Trade (SRL),

avand ca data de contact dedicata pentru aspecte care tin de prelucrarea datelor cu caracter personal, adresa de e-mail dpo@renania.ro, respectiv adresa sediului mai sus mentionat cu precizarea pe plic, va rugam,  “In atentia Responsabilului cu protectia datelor cu caracter personal” pentru corespondenta pe suport de hartie/prin curier sau posta,

si Responsabil cu protectia datelor contractat, care poate fi contactat in modalitatile mai sus mentionate,

• according to the terms Regulation no. 679 of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46 / EC of the Parliament and of the Council of the European Union (Regulamentul general privind protectia datelor – „GDPR“),
• in temeiul principiilor echitatii si transparentei

va informeaza in privinta politicii RENANIA TRADE de prelucrare si protecție a datelor cu caracter personal ale candidatilor pentru o pozitie in cadrul Renania Trade, dupa cum urmeaza:

 II. Categoriile de persoane vizate sunt persoanele care aplica pentru o pozitie in cadrul Renania Trade prin intermediul „Cariere” de pe website-ul Renania Trade, persoane contactate de sau in interactiune cu companii de recrutare care, la randul lor, sunt contractate in acest sens in prealabil  sau ulterior de catre Renania Trade, persoane care isi anunta disponibilitatea pentru o schimbare de loc de munca/ o noua activitate profesionala, si sunt contactate in acest sens de catre Renania Trade, persoane care isi incarca CV-urile/rezumatele profesionale/scrisorile de intentie intr-o platforma de recrutare accesata de Renania Trade, alte asemenea.

 

III. Categoriile de date cu caracter personal pe care Operatorul le prelucreaza in relatia cu candidatii sunt in principal:

A.in prima parte a procesului de recrutare:

        a. date personale de contact si de identificare generala precum numele, prenumele, si in măsura in care ii sunt facute disponibile Operatorului, de regula de catre candidat, mai pot fi adresa de domiciliu, resedinta, data nasterii, numarul de telefon si adresa de e-mail, naționalitatea, cetatenia, semnatura de luare la cunostinta a Notei de informare si/sau de pe formularul de consimtamant stocare date in scop de recrutare si ulterior recrutarii;

        b. informatii care permit verificarea conditiilor de eligibilitate si de selectie aferente procesului de recrutare: acte de studii (ex: diploma de bacalaureat, diploma de licenta, diploma de master, doctorat, etc), atestate/certificate profesionale sau atestate emise de autoritatile de reglementare, calificari/atestate specifice, vizele de sedere in tara, referințe, note de interviu, evidente/rezultatele verificarilor anterioare angajarii, informatii incluse in CV-ul Persoanei Vizate si/sau in orice formulare de cerere;

c. pentru candidatii care interactionează cu una din locațiile Operatorului in cadrul acestui proces si data collected from the video surveillance a cailor de acces in/din spatiile respective ale Operatorului, camere video care sunt utilizate pentru siguranta si securitatea accesului, pentru paza si protecția bunurilor si respectiv a persoanelor si descurajarea de incidente in aceasta privinta, daca este cazul si inca mai sunt stocate imagini relevante, si pentru utilizarea respectivelor imagini in scop de investigatii, demersuri legale;

       d. informatii privind si date rezultand din, examinarea profesionala a Persoanei Vizate: referinte, note de interviu, evidente/rezultatele verificarilor Persoanei Vizate, experienta profesionala, analizele de performanta si evaluare, planuri de imbunatatire a performantei si corespondenta aferenta; (In cursul procesului de recrutare, Persoana vizata va sustine teste generale si/sau specifice, in acord cu cerintele postului vizat si va participa la discutii/interviuri cu angajatii companiei referitoare la nivelul de pregatire al persoanei vizate, raportat la cerintele postului/domeniului vizat si cu scopul de a identifica si selecta candidatul cel mai potrivit. Rezultatele testelor generale si/sau specifice, cele ale interviurilor, discutiile avute, vor fi utilizate de catre Operator exclusiv in scopul identificarii si selectarii candidatilor cei mai potriviti;

        e. informatii privind remuneratia: precum cea din oferta de munca si date privind virarea corespunzătoare a contribuțiilor la bugetul de stat de catre angajatorul precedent;

        f. informatii la modul general si doar cand sunt necesare privind sanatatea: informatii despre conditia generala medicala a Persoanei Vizate, detalii privind eventuale dizabilitati sau restrictii de munca;

        g. date referitoare la disciplina Persoanei Vizate la locul de munca: information regarding the possible behaviors in the work environment of the data subject and / or disciplinary procedures in which he / she was involved;

B. iar, in cazul in care Operatorul ajunge impreuna cu candidatul la o etapa avansata in procesul de recrutare, mai exact  comunicarea de oferta in vederea contractarii,  se vor solicita in acest scop si  cartea de identitate sau pasaportul, date cum ar fi CNP, seria si numarul CI/Pasaportului, adresa de e-mail personala si/sau alte date de identificare necesare.

IV. Scopurile prelucrarilor datelor cu caracter personal de catre Operator:

i. receptionarea/preluarea si analizarea, inclusiv prin consultare interna/cu managerii implicati, a aplicatiilor pentru pozitii deschise, a CV-urilor, rezumatelor profesionale, informatiilor primite si/sau stocate de la candidati, de la firmele de recrutare, prin intermediul platformelor de recrutare, etc.;

ii. programarea si desfasurarea interviurilor, elaborarea si/sau analizarea listei scurte cu Persoanele Vizate care se aproprie cel mai mult de cerintele postului deschis;

iii. examinarea prealabila a dreptului/Permisului de munca in Romania al Persoanei Vizate;

iv. realizarea celorlalte etape ale procesului de selectie si recrutare a Persoanelor Vizate in vederea angajarii;

v. adoptarea deciziei finale a Operatorului privind angajarea Persoanei Vizate, precum si acordarea de feedback pozitiv/negativ;

vi. intocmirea ofertei de angajare in caz de feedback pozitiv si apoi comunicarea ofertei;

vii. colectarea si stocarea consimtamintelor candidatilor neangajati care au optat ca Operatorul sa le pastreze mai departe rezumatele profesionale si/sau datele de contact pentru recrutari ulterioare precum si scopul dovedirii comunicarii acestei Note de informare;

viii. stergerea datelor Persoanelor Vizate care nu au fost ofertate, respectiv pastrarea datelor cu caracter personal, ale Persoanelor Vizate care au consimtit sa le fie pastrate datele pentru recrutari ulterioare ale Operatorului (fara insa ca aceasta pastrare sa nasca in sarcina Operatorului vreo obligatie de a selecta, respectiv de a contracta cu candidatul);

ix. realizarea raportarilor catre autoritati si organisme competente, daca, potrivit legii, se solicita/ este cazul;

x. realizarea raportarilor/comunicarii cu autoritati /institutii cu atributii de control/supraveghere/monitorizare, daca in conformitate cu prevederile legale aplicabile este cazul;

xi. supravegherea video a cailor de acces in/din spatiile Operatorului cu care, daca este cazul interviului, interactioneaza candidatii, pentru siguranta si securitatea accesului, pentru paza si protectia bunurilor si respectiv a persoanelor si descurajarea de incidente in aceasta privinta, daca este cazul si inca mai sunt stocate imagini relevante, si pentru utilizarea respectivelor imagini in scop de investigatii,  demersuri legale;

xii.conservarea dreptului la aparare al Operatorului (pentru situatii cand apar eventuale litigii).

V. Temeiurile legale ale prelucrarilor mai sus mentionate ale Operatorului, constau, dupa caz in:

• interesul legitim al Operatorului;
• îndeplinirea unei obligatii legale care revine Operatorului;
• consimtamantul Persoanei Vizate cand este cazul si daca aceasta decide sa il exprime;
• efectuarea de demersuri in vederea incheierii contractului de munca cu candidatul care este ofertat in acest sens.

Daca dvs. interactionati si telefonic cu Renania Trade, este posibil sa se inregistreze convorbirea telefonica respectiva, scopul fiind al analizarii continutului ei din perspectiva imbunatatirii modului de a interactiona cu interlocutorii de catre angajatii Renania Trade SRL, iar, in cazuri exceptionale putand fi utilizata respectiva inregistrare si in demersuri legale, apararea propriilor drepturi si interese legitime. Temeiul legal al acestei prelucrari il constituie interesul legitim, inregistrarea nu este stocata mai mult de 30 de zile, stergandu-se automat in acest termen maxim, cu exceptiile justificate conform legii.

Daca dvs. intelegeti sa adresati o petitie si/sau o cerere de exercitare drepturi, alte asemenea, catre Operator, Operatorul va prelucra respectivele date continute de respectiva petitie/cerere, in principal  in vederea preluarii, abordarii interne si apoi a comunicarii raspunsului/solutiei sale  catre dvs., indeplinirii obligatiilor legale care ii revin si/sau apararii si exercitarii propriilor drepturi si interese legitime. Temeiurile legale al acestei prelucrari sunt, dupa caz interesul legitim al Renania Trade, respectiv obligatia legala de a raspunde cand raspunsul este impus de lege. Petitia/cererea va fi stocata de regula in termenul necesar, termenul de prescriptie aplicabil si/sau arhivata pe durata prevazuta de lege.

VI. Sursa datelor cu caracter personal

De regula, Renania Trade, colecteaza datele cu caracter personal necesare recrutarii, direct de la Persoana Vizata. Insa, pentru prelucrarile in scop de recrutare, poate colecta/primii date si de la companii de recrutare, din baze de date ale platformelor de recrutare, de la terti autorizati care comunica recomandarile lor conform legii, din informatii publice, din informatii disponibile autorizate din conturile de social media, alte asemenea.

VII. Confidentialitatea prelucrarii si mijloacele de prelucrare utilizate de Operator

(i) Operatorul asigura si garanteaza persoanelor vizate ca respecta confidentialitatea  datelor cu caracter personal prelucrate, inclusiv prin instituirea de masuri tehnice si organizatorice de protecție a acestora.

(ii) Mijloacele de prelucrare utilizate de Operator sunt de regula mixte (adica tehnice, automate, dar si manuale). La data prezentei Operatorul nu utilizeaza tehnologii noi precum tehnologii biometrice, Inteligenta Artificiala, alte asemenea,  precizand totusi ca,  pentru locatia (daca interviul dvs. are loc in locatia respectiva)  in care Operatorul  utilizeaza camere de supraveghere si in scop de paza si protectie, furnizorul sau  declara algoritmi de Inteligenta Artificiala de recunoastere a formei corpului uman, sistem care declanseaza  alerte la detectarea miscarii/a prezentei umane potrivit algoritmului de mai sus, alerta la randul sau declansand automat inregistrarea de catre camerele de supraveghere video.

VIII. Posibili destinatari ai datelor dvs. cu caracter personal

Constituie, la modul general ,categorii de destinatari, persoanele fizice sau entitatile juridice carora le pot fi dezvaluite datele dumneavoastra cu caracter personal, prelucrate cel putin intr-unul din cazurile de prelucrare de mai sus. Astfel, de exemplu, in masura in care este necesar, ele pot ajunge, in limita necesitatii realizarii serviciilor/activitatii respective, pentru Renania Trade sau a indeplinirii unei obligatii legale, etc.,  la

a) (pe plan intern), persoane fizice angajati ai Renania Trade care au necesitatea de a prelucra respectivele date cu caracter personal (denumite persoane autorizate in acest sens);

b) (in afara companiei) la societati de servicii, persoane fizice autorizate, etc., contractate  de Operator pentru servicii de suport tehnic sau de specialitate (de exemplu companii de recrutare,  consultanti, etc.);

c) (in afara companiei), cand se impune in situatii de exceptie, la Responsabilul cu protectia datelor contractat de Operator;

d) (in afara companiei) la societati care presteaza pentru Operator diverse alte servicii de suport tehnic, operational, alte asemenea, precum cele de servicii cloud, cele de arhivare a documentelor, alte asemenea servicii de procesare, servicii IT &C, companii de gestionare a securitatii, a pazei, protectiei accesului in locatiile Renania Trade, companii prestatoare de servicii de curierat, alte asemenea;

e) (in afara companiei) cand si daca se solicita in conformitate cu prevederile legale aplicabile, la autoritati carora datele trebuie sa le fie comunicate in temeiul indeplinirii unei obligatii prevazute de lege, de un regulament sau de normele comunitare (de ex. ANAF, ITM, etc.).

IX. Informatii privind transferul de date in afara SEE

Renania Trade are contractate servicii de specialitate pentru datele stocate electronic online /in cloud, pentru care Renania Trade utilizeaza serviciile unui furnizor specializat cu sediul in Romania (dar cu subcontractanti in UE/SEE dar si State Terte precum SUA).

Pentru evitarea oricarui dubiu, Renania Trade are incheiat cu furnizorul respectiv un Acord de prelucrare date potrivit cerintelor art.28 din Regulamentul general privind protectia datelor.

 X. Durata prelucrarii datelor cu caracter personal

Stocam datele dumneavoastra cu caracter personal atat timp cat este necesar pentru a ne realiza activitatea de recrutare  si/sau in alte scopuri precum respectarea obligatiilor legale, solutionarea eventualelor petitii, posibilitatea de a raspunde autoritatilor de supraveghere si control, alte asemenea. Deoarece aceste necesitati pot varia perioadele efective de retentie pot varia semnificativ. Criteriile utilizate pentru a determina perioadele de retenție cuprind in general:

• durata recrutarii;
• perioada pentru care dvs. v-ati exprimat consimtamantul, daca este o prelucrare bazata pe temeiul consimtamantului, cu precizarea ca formularul /dovada in sine a consimtamantului si a accesului la Nota de informare vor fi pastrate pe o perioada de inca maxim 4(patru) ani dupa aceasta, dat fiind termenul legal de prescriptie aplicabil;
• alte termene de prescriptie aplicabile, conform legislatiei romane in vigoare;
• termenele de arhivare impuse de legislatia specifica, daca sunt aplicabile;
• alte durate relevante pentru care Operatorul necesita stocarea datelor, precum datele necesare unor investigatii conform legii, dosare pe rol, alte asemenea.

XI. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE SI EXERCITAREA LOR

Persoana vizata are urmatoarele drepturi in ceea ce priveste datele sale cu caracter personal prelucrate de catre Renania Trade ca Operator:

• dreptul de a fi informata;
• the right of access la datele sale cu caracter personal;
• dreptul la rectificarea si completarea datelor sale cu caracter personal;
• dreptul la stergerea datelor sale cu caracter personal (“the right to be forgotten”), (Vor putea fi insa situatii in care Operatorul sa nu poata da curs solicitarii de stergere a datelor, in conformitate cu exceptiile mentionate de prevederile art. 17 din Regulation general privind protecția datelor .)
• dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor sale cu caracter personal;
• dreptul la portabilitatea datelor sale cu caracter personal – (art. 20 din Regulation general privind protectia datelor ), adica dreptul de a primi datele cu caracter personal pe care le-ati furnizat intr-un format structurat, utilizat in mod obișnuit si care poate fi citit in mod automat, conform Regulamentului general privind protecția datelor;
• the right to object;
• dreptul de a-si retrage consimtamantul, daca acesta a fost acordat in vederea vreunei prelucrari (art. 7 alin. 3 din Regulation general privind protecția datelor);

Note: Pentru evitarea oricarui dubiu precizam ca nu luam decizii in privinta persoanelor fizice mentionate in prezenta Nota pe baza de prelucrare automata exclusiva si nici pentru profilarea lor.

Aveti posibilitatea de a va exercita drepturile cu privire la datele dvs. cu caracter personal, in conformitate cu prevederile Regulamentului general privind protecția datelor, fata de RENANIA TRADE ca Operator, prin comunicarea unei solicitari scrise in acest sens la adresa de e-mail dpo@renania.ro, respectiv pe adresa sediului Renania Trade SRL, cu precizarea pe plic, va rugam,  “In atentia Responsabilului cu protectia datelor cu caracter personal” (pentru corespondenta pe suport de hartie/prin curier sau posta).

• De asemenea aveti si drepturile de a va adresa cu plangere si/sau de a formula actiune la instanta competenta. Eventuale plangeri privind protectia datelor cu caracter personal vor putea fi adresate: Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.),  based in G-ral Blvd. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, postal code 010336, Bucharest, in the form of a written address, at the institution's headquarters or by e-mail at anspdcp@dataprotection.ro.

 

Cu consideratie,

RENANIA TRADE S.R.L.